2013/10/01

■コラム■ビジネスの「時間間隔」 自己紹介は制限時間1分、通訳には30秒、展示会では20秒

◇現地視察で自己紹介をするときには制限時間は1分間。時間を有効に使って自己紹介を
◇通訳がメモと記憶で訳すことができる時間は30秒が目安。通訳が訳しやすいフレーズの長さを意識
◇展示会で来場者がブースの前で立ち止まる滞在秒数はおよそ20秒。この時間を有効に使って商談へ

 3つの時間を挙げてみました。このコラムではシリーズでビジネスの「時間間隔」について考えてみます。コーディネーターとしてビジネスの現場で日本企業の皆さんのお手伝いをさせていただくとき、アドバイスさせていただきたい「時間間隔」です。

◆現地視察で自己紹介をするときには制限時間は1分間

海外視察で企業訪問や工場見学の場面を想定してください。中国側のプレゼンが終わり、次に日本の皆さんも自己紹介をお願いしますというケースがあります。コーディネーターとしてスケジュールの遅延が気になるときには自己紹介は省略してQAだけに留めておきます。

また、日本側の参加者がたくさんいらっしゃる場合も自己紹介は省略しますが、少人数での訪問の場合、日本の皆さんに自己紹介をしていただくこともあります。(現地でのスケジュールアレンジや商談のセッティングなどコーディネーターとしての仕事も業務のひとつです)

◆こういう場面でつくづく感じるのは、日本側の自己紹介が下手なこと

こんな時、自己紹介は「制限時間1分」です。限られた時間をどう有効に使うかべきか、「1分間」が勝負なのですが、残念ながら日本人は自己紹介が下手です。もっとこの時間を有効に活用すべきじゃないかなと思うことがしばしばです。

「本日は貴重な機会をいただき・・・」と前置きが長い人がいます。また、列席している関係者を偉い順にひとりひとり名前を挙げて挨拶をする人がいます。講演会の挨拶ではないのでそれは不要です。たいてい一人がそう言い出すと、それに続く人も判を押したように同じ枕詞で挨拶が始まります。

それから、必要以上に長々と会社の説明をする人がいます。話が長い人です。中には、「弊社の創業設立は・・・」というところから始める人がいました。

また、視察の目的や視察に至った経緯を長々と話す人もいます。たいていこういうタイプの人は途中で話が脱線します。経緯説明からその背景へ、背景説明から業界事情や市場の展望まで話が広がります。

こういうふうに演説を始める人は自分自身では「起承転結」で話を組み立ているつもりなのでしょうが、「結」(結論)に至るまでの話がたいてい長い。そして、「転」のところで話が必ず脱線します。時には自分が何を話そうとしていたのか途中で忘れてしまう人がいます。「結」まで行き着かず、話の流れを見失ってしまうのです。

こんなとき、話が5分以上続いたところで、「すみませんが・・・」とコーディネータとして声をかけさせていただくことがあります。話の結論に本人を誘導して、お話をまとめていただくわけです。

◆制限時間1分間を有効に使って自己紹介をする(1分間という時間間隔)

現地視察に行く皆さんによくアドバイスするのは、自己紹介の持ち時間は「1分間」であること。短すぎてもだめ、長すぎてもダメ。「制限時間1分」に伝えるべきことを事前に整理しておき、限られた時間を有効に使うのです。

◆話すときのポイントは以下3つです。
(1)会社(製品)の「強み」
(2)相手とどんな接点を持ちたいか
(3)「情報のキャッチボール体制」を作るきっかけ作り

「どんな接点を持ちたいか」というのは、視察の目的です。希望するビジネスの形と言ってもいいでしょう。販売代理店を探しているのか、調達窓口を探しているのか(つまり、売りか/買いか)、または共同開発パートナーを探している、情報交換のパートナーを探している、つまり、相手に何を期待しているのか、それをはっきり伝えることです。

「情報のキャッチボール体制」とは、日本に帰っても定期的に情報交換ができるような体制を作ること。つまり、担当者の窓口は誰か、日本語ができる人か英語でのやり取りか、日本に来る機会はあるか、次の出張はいつか、日本にどんな目的で来るかetc. 継続してやり取りができるのきっかけを作り出すことです。(130927/ASIA-NET吉村章)

http://www.chinabusiness-headline.com/2013/09/38952/

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